Overslaan en naar de inhoud gaan
  • Home
  • News
  • Vacature Administratief medewerker studentenadministratie

Vacature Administratief medewerker studentenadministratie

Klink hier voor de vacature op de jobsite van de AP Hogeschool.

Functie: Administratief medewerker
Departement: School of Arts Koninklijk Conservatorium Antwerpen - Dienst: Departementaal (algemeen)
Aanstelling: statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) (100%)
Volume: 100%
Vereist niveau: diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring of een bachelordiploma
Duur: m.i.v. 1 september 2020 of aansluitend t.e.m. 31 december 2021
Plaats van tewerkstelling: campus deSingel - Desguinlei 25, 2018 Antwerpen
Vacature: externe vacature

Functieomschrijving

Onder leiding van het diensthoofd Administratie en Organisatie ondersteun je de studentenadministratie en onderwijsorganisatie van de School of Arts Koninklijk Conservatorium Antwerpen. Binnen het team van de studentenadministratie volg je - in nauw overleg met de administratief teamcoördinator studentenadministratie - de toelatingsproeven op, verwerk je studentengegevens en ben je het aanspreekpunt m.b.t. studentenadministratie voor studenten en collega's. Daarnaast bied je ook administratieve ondersteuning aan de opleidingshoofden Dans, Drama en Educatieve master.

Je staat onder andere in voor:

  • de verwerking van gegevens rond de opleidingen en de studenten. Je verzamelt de nodige informatie bij de (kandidaat-)studenten, lesgevers en opleidingshoofden en registreert gegevens en documenten van studenten en de opleidingen in het daarvoor voorziene softwaresysteem (Bamaflex). Je klasseert en bewaart de documenten zowel digitaal als fysiek. Je houdt de gegevens en dossiers up-to-date en vervolledigt deze waar nodig. Je stelt brieven, attesten, lijsten, formulieren en andere documenten op. Ook de opvolging en organisatie van de toelatingsproeven worden door jou verzorgd.
  • de vlotte organisatie van de studentenadministratie en ondersteuning van de opleidingshoofden Dans, Drama en Educatieve Master bij de organisatie van de opleidingen. Zo zorg je o.a. voor de organisatie van vergaderingen, de verslaggeving en sta je in voor de administratieve opvolging van de stages, jurymappen, etc.
  • het fungeren als aanspreekpunt voor vragen over de dienstverlening van het studentensecretariaat. Je ontvangt studenten en lesgevers en verschaft hen de gevraagde informatie en ondersteuning. Je volgt samen met de andere collega's van de studentenadministratie de algemene mailbox van het Conservatorium op en beantwoordt ook telefonische vragen.
  • de optimalisatie van de procedures inzake studentenadministratie en de organisatie binnen de opleidingen, om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Je formuleert voorstellen en neemt initiatief om interne processen bij te sturen met het oog op een kwalitatieve organisatie van de studentenadministratie.

Profiel

  • Je bezit een diploma secundair onderwijs met minimum 5 jaar relevante en gelijkwaardige ervaring of een bachelordiploma.
  • Je hebt ervaring op vlak van (studenten)administratie, bij voorkeur in een onderwijscontext.
  • Je hebt affiniteit met de podiumkunsten.
  • Je beschikt over sterke ICT-vaardigheden; je vindt snel je weg in een databank, hebt een grondige kennis van Excel en kan een student via MS Teams even duidelijk en grondig uitleg geven als live.
  • Je werkt gestructureerd, nauwgezet en oplossingsgericht.
  • Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) en drukt je vlot uit in Nederlands en Engels.
  • Je toont respect voor andere ideeën, meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.

Wij bieden

Je wordt aangesteld in een statutair tijdelijk vacant (verlengbaar) ambt voor 100% m.i.v. 1 september 2020 of aansluitend tot en met 31 december 2021. Hernieuwing van aanstelling is mogelijk na positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen. Na twee jaar en bijbehorende positieve evaluatie en binnen de financiële en organisatorische krijtlijnen, kan een aanstelling van onbepaalde duur volgen.
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) en salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen. Er kan een geldelijke anciënniteitsbijslag worden toegekend conform het reglement toekenning geldelijke anciënniteitsbijslag op grond van de beoordeling van nuttige beroepservaring.
Wij bieden een hospitalisatieverzekering aan wanneer de aanstellingstermijn 12 maanden overschrijdt. Voor personeelsleden met een tewerkstelling van 70% of meer, is deze kosteloos. Ook familieleden van onze personeelsleden kunnen aansluiten (mits bijdrage).
Je krijgt een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding van 0,165 euro/km.
Je komt terecht in een hogeschool die de persoonlijke groei van haar studenten en medewerkers stimuleert. Hiervoor schept zij een warme, open en dynamische organisatiecultuur waarin leren, ruimte voor creativiteit en waardering voor elkaars levensbeschouwelijke opvattingen vanzelfsprekend zijn. Bij AP draait het om wat je doet en wat je kan, niet om waar je vandaan komt of wat je beperking of overtuiging is.

Kandidaatstelling

Wijze van solliciteren

Tot en met 16 augustus 2020 kan je, uitsluitend via http://vacatures.ap.be kandideren. Je dient je eerst te registreren. Eenmaal geregistreerd, moet je effectief solliciteren voor de desbetreffende vacature.
Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma.

Selectieprocedure

De selectie gebeurt door een specifiek voor deze vacature samengestelde selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Een bijkomende selectieronde kan georganiseerd worden. Hierna neemt de commissie een beslissing.

Indiensttreding

De geselecteerde kandidaat dient bij de indiensttreding te voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex hoger onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14650

Contactinfo

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kan je terecht bij Nadia Franck , diensthoofd Administratie en Organisatie (nadia.franck@ap.be). Heb je vragen over de selectieprocedure of over administratieve aspecten van de functie, dan contacteer je de Directie Personeel (hrm@ap.be).

Te noteren

Kandideren tot en met: 16/08/2020
Interview (vanaf en mogelijk online): 20/08/2020
Datum indiensttreding: 1/09/2020 of aansluitend